RUFUS SOCIALCómo Rufus Social dejó de perseguir leads y empezó a convertirlos
Industria: Agencia de Publicidad Creativa · Herramienta: HubSpot CRM · Área: Comercial · Marketing · Operaciones
Rufus Social: una agencia que crecía, pero no podía ver a quién le vendía
Rufus Social es una agencia de publicidad creativa con foco en performance y branding para empresas digitales. Con múltiples canales de adquisición activos, los leads entraban. El problema era lo que pasaba después. Sin un sistema para diferenciarlos, todos recibían el mismo tratamiento. Esfuerzo disperso, seguimientos perdidos y oportunidades que se enfriaban antes de llegar a una reunión.
"¿Quién de todos estos contactos realmente quiere comprarnos, y quién necesita más tiempo?"
Sin clasificación
Los leads entraban todos iguales, sin importar de dónde venían ni qué habían hecho.
Sin prioridad comercial
El equipo de ventas no sabía a quién llamar primero.
Sin seguimiento estructurado
Los leads que no estaban listos para comprar simplemente se perdían.
Antes de diseñar cualquier solución, había que entender cómo funcionaba la operación real
El primer paso fue mapear el proceso completo. Lo que encontramos fue un sistema informal sostenido por personas: seguimientos por WhatsApp, datos incompletos en planillas, y un CRM que existía pero no estaba siendo usado como debía. El diagnóstico fue claro: Rufus no necesitaba más leads. Necesitaba un sistema que le dijera qué hacer con los que ya tenía.
Un sistema de clasificación y nutrición construido sobre HubSpot
Parametrización del CRM
Se estructuró HubSpot para capturar los datos correctos desde el primer contacto: origen del lead, tipo de empresa, rol, nivel de inversión y comportamiento frente a los canales de adquisición.
Definición de ICPs y Buyer Personas
Se construyeron 4 perfiles de cliente ideal y 5 arquetipos de Buyer Persona. Cada perfil tenía sus propios criterios de calificación, dolores, motivadores y canales preferidos.
Sistema de scoring y clasificación
Cada acción del lead sumaba puntos. El score determinaba en qué categoría caía el contacto y qué pasaba con él a continuación.
Workflows de nutrición y depuración
Tres caminos según score: Alto → comercial inmediato. Medio → flujo de nutrición por email. Bajo → flujo de comunidad de marca.
Lo que cambió para el equipo de Rufus
El equipo comercial dejó de adivinar.
Cada lead llegaba con contexto, score y siguiente paso definido.
Los leads que no estaban listos dejaron de perderse.
Entraron en flujos automáticos de nutrición hasta volverse oportunidad real.
La operación se volvió predecible.
El proceso comercial dejó de depender de la memoria de cada vendedor.
Resultado
El equipo comercial concentró sus esfuerzos en los contactos que realmente importaban — reduciendo tiempo en leads no calificados y aumentando la tasa de conversión.
Así es como trabajamos con todas las marcas
Diagnóstico
Radiografía del proceso actual
Arquitectura
Diseño de la solución futura
Roadmap
El diseño baja al terreno real
Implementación
El sistema entra en operación
Optimización
Mejora continua y escala
"No automatizamos el caos. Construimos sistemas que funcionan."
¿Tu equipo también está perdiendo tiempo en leads que no califican?
Empezá por entender dónde está el costo.